Independente do segmento, todas as empresas geram documentos ao longo do expediente, desde a sua fundação. O que acontece é que de início não se percebe tanto a necessidade de ter uma boa gestão dos documentos, mas a empresa vai crescendo e logo se depara com dificuldades, como por exemplo, a demora para localizar um arquivo e pouco espaço físico para armazenar os mesmos.
É claro que cada segmento vai se beneficiar de formas diferentes e resolver problemas específicos, mas é um fato incontestável que guarda de documentos está se tornando essencial no ambiente corporativo pois tem evitado o desperdício de tempo, diminuído custos, a documentação fica centralizada e organizada resultando em agilidade e maior produtividade
Se sua empresa faz a guarda de documentos, você já deve ter percebido que quanto mais o tempo passa, mais difícil fica para localizá-los. O acervo vai ficando grande e se não for bem cuidado, vira uma missão digna de herói para encontrar algo especifico
Existem diversos tipos de documentos que são cópias simples, ou seja sem reconhecimento cartorário, que podem ser digitalizados e eliminados, liberando um espaço valioso nas empresas.
Os documentos fiscais também podem ser eliminados desde que obedecidas as regras de temporalidade. Nestes casos é importante que se verifique cada caso para evitar problemas futuros.
Oferecemos 2 modalidades de Guarda de Documentos:
- Guarda Simples - Essa modalidade o cliente recebe a caixa arquivo, é realizado um inventário do quantitativo de documentos existentes nela, após recebe um lacre de segurança onde o cliente irá carimbar e assinar as etiquetas que também irão receber a caixa. A partir daí, a caixa é transportada para nosso depósito. Caso o cliente necessite de uma cópia física do documento, nos encaminhará o código da caixa que iremos encaminhar a caixa para que seja violada na presença do cliente assegurando que a caixa não sofreu violação em nossa guarda.
- Guarda Documentada integrada ao Sistema Eletronico de Documentos - Nessa modalidade, após a solicitação da caixa, iremos até a empresa, catalogamos a quantidade de páginas existentes na caixa e encaminhamos para sede de nossa empresa, onde cada página receberá tratamento de higienização, digitalizada, indexado cada documento de acordo com a tabela fornecida, auditada e após disponibilizada para o cliente. Nessa modalidade, como na anterior, o cliente saberá em qual caixa encontra-se o documento físico. Quando precisar do documento, basta solicitar o documento e solicitar a sua entrega quantas vezes forem necessárias.
Com esse serviço, você pode transformar o espaço ocupado com os documentos, de obrigatoriedade legal e fiscal, em um espaço para sua atividade fim, ou seja: transformar uma área improdutiva que gera somente custos e incômodos, em uma área útil e produtiva.